Me remito a su comunicación radicada en la WEB MASTER de esta Entidad bajo el número 2017 – 01 – 366249, mediante la cual se solicita concepto en relación con los siguientes cuestionamientos:

1. Existe algún mecanismo de entrega o depósito que permita a los prestadores de servicios de outsourcing, forzar a la administración de sus clientes a recibir los libros y/o papeles de comercio, al momento de la terminación del servicio.

2. Cuál es la responsabilidad de las sociedades de outsourcing, sobre los libros y/o papeles de comercio que archiva en el desarrollo de sus servicios, pero que son de propiedad de sociedades que ya terminaron su vinculación contractual.

El respecto es preciso advertir que el asunto motivo de su consulta no es del resorte de esta Superintendencia, ya que se trata del cumplimiento de un contrato de depósito que es de carácter comercial. No obstante a título ilustrativo procede actuar en seguida las consideraciones jurídicas pertinentes, teniendo en cuenta que al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1023 del 2012, ésta oficina absuelve las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, así como por los usuarios y particulares sobre las materias de su competencia, y en esa medida emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto en los términos del artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que como tal no es de obligatorio cumplimiento o ejecución.

De conformidad con lo establecido por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Acto seguido establece el mismo artículo que igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Por lo descrito, se entiende que la obligación de conservación de los papeles y libros del comerciante en principio es atribuible a éste o a la persona que no siendo comerciante, la ley le impone dicha obligación.

Oficio 220-189360 de la Superintendencia de Sociedades

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