¿Están las copropiedades obligadas a registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos?

Para abordar este cuestionamiento primero debemos tener en consideración, lo establecido por el artículo 3 de la ley 1581 de 2012, donde se establece:1) que los encargados del tratamiento de información son las personas públicas o privadas, que por sí misma o en asociación con otras, realicen el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento, 2) son responsables de tratamiento las personas jurídicas, públicas o privadas, que por sí misma o en asociación con otras decidan sobre la base datos y/o el tratamiento de datos.

La sentencia C-748 de 2011, nos aclara los conceptos mencionados haciendo referencia a las Directivas 94/46 del derecho comunitario europeo y en el Dictamen 1/2010 del Grupo Consultivo sobre Protección de datos europeo, en los siguientes términos:

“(…) se hablará de responsables cuando el sujeto realice un control o determine elementos esenciales de los medios, tales como el tiempo que los datos deben permanecer almacenados, la forma cómo se hará su uso o se pondrán en circulación, el acceso a los mismos etc. Por su parte, precisa que el encargado es quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable, es decir, por delegación y, por tanto, es natural y jurídicamente distinto del responsable”.

El artículo 2.2.2.26.1.2., del Decreto 1074 de 2015,  que reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2015, que incorpora el Decreto 886 de 2014 y en el que se determina qué bases de datos deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de datos, dice lo siguiente:

“Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio Colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación Colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.”

Según esto las bases de datos que sean reguladas por la ley 1581 de 2012 deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos, sin importar si la naturaleza de la entidad es pública o privada y persona natural o jurídica.

Por otra parte, el artículo 2.2.2.26.1.3 del Decreto 1074 de 2015 señala lo siguiente, “El Responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento”. (Subrayado fuera de texto)

Por lo tanto, el deber de llevar a cabo el registro de bases de datos es obligación del responsable del tratamiento, es decir, la persona ya sea natural o jurídica que decide sobre los propósitos del tratamiento (la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los datos personales) y los medios empleados para ello, por ejemplo, para ponerlo en circulación, usarlo de alguna manera o permitir su acceso, como se ha dicho.

Luego la copropiedad es responsable del manejo de bases de datos personales, al manipular datos privados e incluso biométricos de sus habitantes, además según el principio de interpretación jurídica que determina que “donde la ley no distingue no le es dable al interprete hacerlo” (C-317 de 2012), es deber de la copropiedad registrar sus bases de datos de información privada como entidad de derecho privado, establecida mediante ley 671 de 2001 y normas relacionadas, responsable de tratamiento de datos.

En todo caso puede consultar el concepto de la Superintendencia de Industria y Comercio aquí.

Elaborado por: Jaime Alberto Rueda Vega

Categoría: Concepto.

 

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