Ministerio de Salud y Protección Social (IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA).

PARA: ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD Y DEMÁS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS, PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD, ENTIDADES TERRITORIALES, ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD – ADRES, ENTIDADES ASEGURADORAS AUTORIZADAS PARA EXPEDIR EL SOAT Y ADMINISTRADORAS DE RIESGOS LABORALES – ARL

El Ministerio de Salud y Protección Social, como órgano rector del sector salud, encargado de su dirección y conducción, de conformidad con lo establecido en el artículo 4° de la Ley 1438 de 2011 y en el marco de las competencias de orden legal, particularmente las previstas en el Decreto-ley 4107 de 2011, modificado por el Decreto número 2562 de 2012, considera preciso orientar a los destinatarios de la presente circular sobre la implementación de la factura electrónica, en los siguientes términos:

De conformidad con el literal p) del numeral 1 del artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, las personas naturales o jurídicas que realicen actividades de atención de la salud humana y de asistencia social, tienen la obligación de expedir factura electrónica; en consecuencia, a los grandes contribuyentes del sector salud seleccionados por la DIAN les corresponde cumplir con esta obligación, a partir del 1° de enero de 2019, de acuerdo con el plazo otorgado por dicha entidad, en la Resolución número 000062 del 30 de noviembre de 2018.

En este sentido, la factura electrónica se encuentra definida en el artículo 1.6.1.4.1.2, del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria como “el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen de la presente Sección en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente”; por ende, en el sector salud “el obligado a facturar” electrónicamente es el prestador y proveedor de servicios de salud, mientras que el “adquirente” es la entidad responsable de pago.

Visto lo anterior, los destinarios de la presente circular deberán tener en cuenta lo previsto por la Sección 1 del Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 para la implementación de la factura electrónica, en articulación con la normativa especial que rige el Sistema de Salud, toda vez que esta no fue modificada ni derogada por la citada sección del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria.

Para la expedición de la factura electrónica se deberá tener en cuenta:

Las condiciones de generación de la factura electrónica, previstas en el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto número 1625 de 2016, así:

1. Condiciones de generación:

  1. a) Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
  2. b) Llevar numeración consecutiva autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en las condiciones que esta señale.
  3. c) Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la pre- impresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso.
  4. d) Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación.
  5. e) Incluir el Código Único de Factura Electrónica”.

En relación con este último literal, el artículo 1.6.1.4.1.2 define el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) como “un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”.

Las condiciones de entrega de la factura electrónica, de que trata el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto número 1625 de 2016:

“2. Condiciones de entrega: El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que:

  1. a) El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de la presente Sección.
  2. b) El adquirente, no obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de la presente Sección, decida recibir factura en formato electrónico de generación.

Para efectos de la entrega de la factura electrónica en formato electrónico de generación se tendrá en cuenta lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.1.15 de este Decreto.

Parágrafo 1°. El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de:

Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación. Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación”.

En todo caso, independientemente, de las condiciones de entrega al adquirente, la remisión de la factura electrónica a la DIAN deberá efectuarse en los términos que esa entidad establezca, máximo dentro de las 48 horas siguientes a su generación, conforme a lo dispuesto por el artículo 1.6.1.4.1.7 del Decreto número 1625 de 2016 que dispone:

“El ejemplar de la factura en formato electrónico de generación deberá ser entregado a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dentro del término que establezca la misma, máximo cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su generación”.

En el Régimen Subsidiado, la factura electrónica por la prestación de servicios de salud cubierta con la UPC deberá presentarse ante el pagador en forma separada de aquella que corresponde a los servicios no cubiertos por el plan de beneficios en salud y deberá presentarse al ente territorial, de conformidad con lo señalado en el inciso segundo del artículo 10 de la Resolución número 1479 de 2015, o aquella que la modifique o sustituya.

Una vez implementado e iniciado el proceso de expedición de factura electrónica, no podrán expedirse facturas por sistema diferente a este, atendiendo lo contemplado en el artículo 1.6.1.4.1.1 del Decreto número 1625 de 2016, esto es:

“Las personas naturales o jurídicas deberán surtir el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 1.6.1.4.1.10 del presente decreto. Una vez agotado el mismo, deberán expedir factura electrónica en las condiciones señaladas en este decreto y, en adelante, no podrán expedir, si fuere el caso, la factura electrónica a que se refieren los artículos 1.6.1.4.13 al 1.6.1.4.23 del presente decreto, ni la factura por computador prevista en el artículo 1.6.1.4.7 de este decreto, ni la factura por talonario”.

En consecuencia, las facturas expedidas con anterioridad a la implementación de la factura electrónica, no deben ser objeto de re-facturación por el sistema de factura electrónica y continuarán su trámite, ante la entidad pagadora, conforme a la normatividad por la que fueron expedidas.

En cuanto a las notas crédito, deberá estarse a lo dispuesto en los parágrafos 2° y 3° del artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto número 1625 de 2016, según los cuales: “Parágrafo 2°. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) .

Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación”.

“Parágrafo 3°. Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma”.

Frente al Sistema de Salud, deberá tenerse en cuenta que el pago y trámite de glosas continúa adelantándose de acuerdo con lo establecido en los artículos 56 y 57 de la Ley 1438 de 2011 o la norma que los modifique o sustituya, sin desconocer la reglamentación propia de recobros ante la ADRES, las entidades aseguradoras autorizadas para expedir el SOAT y las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).

El trámite de glosas sobre las facturas expedidas por los obligados a facturar, correspondientes a servicios y tecnologías en salud no financiados con cargo a la UPC-S y servicios complementarios del Régimen Subsidiado a cargo de las entidades territoriales, seguirán adelantándose de acuerdo con lo previsto en las Resoluciones 1479 de 2015 y 2438 de 2018 y las demás normas que las modifiquen o sustituyan y los procedimientos adoptados por cada entidad territorial.

Las facturas electrónicas que deban ser cobradas o recobradas ante la ADRES por tecnologías en salud no financiadas con cargo a la UPC y servicios complementarios, se rigen para su trámite, por las normas propias contenidas en el Decreto número 780 de 2016 Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, la Resolución número 1885 de 2018 y las demás normas que las modifiquen o sustituyan.

Las facturas electrónicas por concepto de reclamaciones por prestación de servicios y tecnologías en salud a las víctimas de accidentes de tránsito en el que esté involucrado un vehículo no identificado, eventos terroristas y eventos catastróficos que deben ser cobradas ante la ADRES, se rigen por las normas propias contenidas en el Decreto 780 de 2016 y las demás normas que las modifiquen o sustituyan.

Dentro los plazos establecidos para el trámite de glosas y conforme a lo señalado en numeral 5, 6, 7, 8 y 9 de la presente circular, deberán expedirse las notas crédito que correspondan a las glosas definitivas.

Las cuotas moderadoras, copagos o cuotas de recuperación, deberán relacionarse en la factura que se emite a nombre del adquirente, sin que se requiera emitir una factura adicional por estos conceptos, ni ser remitido a la DIAN el recibo en el que constan.

La factura junto con los soportes debe entregarse por el obligado a facturar ante el adquirente (entidad pagadora), momento a partir del cual inician los plazos de pago y el trámite de glosas.

Respecto de los soportes es preciso tener en cuenta:

Solamente se entregarán por parte del obligado a facturar a la entidad pagadora; sin desconocer la reglamentación propia que rige las operaciones de la ADRES, las entidades aseguradoras autorizadas para expedir el SOAT, las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) y los actos administrativos expedidos por las entidades territoriales en cumplimiento de lo establecido en la Resolución número 1479 de 2015 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

Incluirán el Código Único de Factura Electrónica (CUFE), para garantizar su identificación al momento de realizar los procesos de auditoría y verificación.

Se radicarán todos los que el obligado a facturar considere indispensables, atendiendo lo establecido en el acuerdo de voluntades, la Resolución 3047 de 2008 modificada por las Resoluciones número 416 de 2009 y 4331 de 2012 expedidas por este Ministerio. El adquirente (entidad pagadora) no exigirá soportes adicionales a los definidos en dichas disposiciones. En los términos del artículo 1.6.1.4.1.6 del Decreto número 1625 de 2016, la factura electrónica, y las notas crédito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto por el obligado a facturar electrónicamente como por el pagador que las recibe en ese formato.

La factura electrónica, las notas crédito y las constancias de recibo y rechazo, si fuere el caso, deberán ser conservadas por el término mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, de acuerdo con el artículo 632 del Estatuto Tributario o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

La factura electrónica entregada al adquirente en representación gráfica, en formato impreso o formato digital, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1° del artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto número 1625 de 2016, podrá ser conservada por el adquirente, en el formato en que la recibió. En todo caso deberá asegurarse que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, cumpliendo las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.

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