Mediante Oficio 220-252836 de diciembre de 2016, la Supersociedades reitera la necesidad de que los comerciantes conserven los correos electrónicos que se presenten en el marco de las operaciones comerciales, por un periodo de diez (10) años.
Al respecto, manifiesta la Supersociedades que en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 el legislador ordena en materia de conservación documental que:
“…Los libros y papeles del comerciante deben ser conservados en adelante por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”.
Aunque la norma sólo hace referencia a libros y papeles del comerciante, es menester, según la Supersociedades aclarar que dicha denominación también cobija los soportes que se presenten en medios tecnológicos conforme a lo que ha establecido y de lo que se interpreta en sentencia del Consejo de Estado, en la Sección Cuarta, Sentencia marzo 19/99, Rad 9141 M.P. Daniel Manrique Guzmán.
Para la Supersociedades, éste mandato que se desprende de la interpretación normativa cumple con el propósito esencial en dicha tarea de lograr la integridad, inalterabilidad y seguridad de la información para los interesados en la misma, como la garantía de ubicarla y obtenerla apropiadamente por medios que garanticen su reproducción exacta y evitar así traumatismos innecesarios en dicha labor.
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