Desde el 1 de agosto del 2016, las personas naturales y jurídicas que tienen la obligación de expedir factura, pueden presentar en línea la solicitud para autorizar la numeración de la facturación.
Para realizar el trámite, el interesado debe hacerlo a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación dispuesto en la página web de la DIAN, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital en el formato 1302 – Solicitud de Numeración de Facturación, el cual quedará suscrito de forma virtual. Cabe señalar que el interesado debe contar con una cuenta de usuario creada y habilitada.
Además, se requiere que el RUT del interesado esté actualizado, especialmente en lo relacionado con nombre y razón social, dirección, responsabilidad para facturar y establecimientos de comercio; asimismo, debe suministrar la información de una cuenta corriente o de ahorro activa en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera o por la Superintendencia de Economía Solidaria.
Procedimiento para realizar el trámite de la solicitud en línea
El solicitante deberá ingresar al portal web de la DIAN www.dian.gov.co, por los navegadores Mozilla, Chrome o Internet Explorer versión 9; debido a que es necesario realizar el proceso de verificación del sistema, debe dar clic en “Otros servicios” y seleccionar la opción “Verificar su sistema para firma”; con esto, el sistema verifica que se cumplan los requisitos mínimos para realizar el procedimiento de firma.
Una vez el sistema realice la verificación, el solicitante deberá ingresar con su cuenta de usuario, seleccionar en el menú “Numeración de Facturación”, y luego la opción “Solicitar Numeración de Facturación”. Para realizar el trámite de autorización, el sistema le avisa que debe registrar los datos de una cuenta bancaria para continuar con la solicitud; así pues, el interesado deberá digitar el número y tipo de cuenta, y la entidad financiera en la cual la tiene registrada, y seleccionar la opción autorizar cuenta.
Luego aparecerá la ventana “Solicitud de Autorización de rangos”; en caso de que el solicitante posean más de un establecimiento de comercio en donde desarrolle sus actividades económicas, deberá indicar para cada uno de ellos los prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, los cuales no deben tener más de 4 dígitos. Asimismo, deberá elegir la modalidad para emitir las facturas, es decir, si es por talonario, de papel, por computador o factura POS; el nombre del establecimiento carga de manera automática de acuerdo con la hoja 6 del RUT. Una vez diligenciada la información deberá dar clic en agregar (de acuerdo con el artículo 684-2 del ET y lo dispuesto en la Resolución 000055 del 2016, con base en parámetros de volumen de operaciones, patrimonio, actividad económica, establecimientos, etc., la DIAN podrá limitar la vigencia y la cantidad de numeración de facturación).
Posteriormente, aparecerá un resumen de la información antes diligenciada en el que el solicitante podrá dar clic en la opción borrador, con lo cual se generará un documento para que verifique la información y la edite en caso de ser necesario. Una vez revisada esta información se podrá guardar y se deberá dar clic en la opción “ver documento 1302”, y luego en la opción “Definitivo”, tras lo cual aparecerá el recuadro para firmar el formato 1302; se deberá adjuntar el mecanismo digital y la contraseña.
Una vez firmado el formato 1302, se visualizará una pantalla en la cual se podrá seleccionar el tamaño económico de la sociedad; aparecerá nuevamente el documento 1302 en definitivo, y luego de dar aceptar nuevamente, lo remitirá a la pantalla inicial para firmar el formato 1876 – Autorización numeración de facturación. Recuerde que el trámite no finaliza hasta que se firme este segundo formato.
Finalmente, luego de firmar el formato 1876, se generará el formato definitivo con la decisión de la entidad que contiene la vigencia y los rangos en la hoja 2 y siguientes.
*Fuente: www.dian.gov.co.