Es importante recordar que el Registro Nacional de Base de Datos, es un directorio público administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, creado y manejado con base a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad y el más importante el principio de acceso y circulación restringida.
Adicionalmente el manejo de la base de datos debe cumplir con los parámetros señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Disposiciones generales para la protección de datos personales.
Existen algunas bases de datos, a las que no se les aplica el tratamiento señalado en la Ley 1581 de 2012, especialmente aquellas que se manejan en un ámbito personal o doméstico; datos cuya finalidad es la seguridad y defensa nacional; prevención, detención y control de lavado de activos – financiación del terrorismo; datos que contenga información de inteligencia y contra inteligencia; información periodística y contenidos de las editoriales; las referentes al habeas data – Ley 1266 de 2008 – especialmente la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países; y todo lo relacionado con la realización de los Censos de Población y Vivienda en todo el territorio nacional – Ley 79 de 1993.
En caso que la base de datos de contenido doméstico o personal se suministre a un tercero, deberá informar al titular y solicitar autorización.
Por otro lado está prohibido el tratamiento de datos personales de menores de edad, excepto cuando sea de naturaleza pública, al respecto no existe reglamentación del Gobierno Nacional.
Además la información relacionada con aspectos de origen racial, salud, vida sexual o biométricos, entre otros, directamente relacionados con la intimidad, se clasifican como datos sensibles; información que se encuentra prohibida, a excepción de que exista autorización previa y que a su vez el titular de la información tenga conocimiento que de igual manera no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos.
Otras excepciones que permiten el tratamiento de datos sensibles, encontramos: a) Cuando sea necesario para hacer valer un interés vital y físico; b) El tratamiento de los datos sea efectuado en el curso y en ocasión de las actividades legítimas de las fundaciones – ONG –fundaciones sin ánimo de lucro, siempre y cuando garanticen que son usados para una la finalidad específica (política, filosófica, religiosa o sindical) y sean autorizados por el titular; c) Aquellos datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un proceso judicial; y d) aquellos que tengan finalidades históricas, científicas y estadísticas.
En los casos que se necesite autorización del titular, el consentimiento debe ser previo, expreso e informado al titular, debe quedar consignado de manera inequívoca, escrita o verbal para que a futuro pueda ser consultada. Para la solicitud se debe informar cuál es la finalidad y tratamiento de los datos, los derechos que tiene como titular, informar los canales a los que pueden acceder para ejercer sus derechos ante el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de los datos.
No se necesita autorización del titular, cuando los datos los solicite una entidad pública o administrativa, en ejercicio de las funciones legales y de orden judicial; datos de naturaleza pública; urgencias médicas y sanitarias; fines históricos, estadísticos y científicos; y datos relacionados con Registro Civil de las personas.
Finalmente tenga presente que la Circular Externa 001 del 11 de enero de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, amplió el plazo para que las personas responsables de tratamiento de datos personales, se registren en la Base Nacional de Base de Datos – RNBD. Las personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las Cámaras de Comercio, deberán realizar la inscripción a más tardar el treinta (30) de junio de 2017; y las personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, deberán inscribir sus bases de datos a más tardar el treinta (30) de junio de 2018.
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Elaborado por: Diana Andrea Novoa Camacho