En primer término se señala frente a los libros de actas de asamblea y junta directiva, las reglas para su elaboración, corrección y demás asuntos relacionados, deber ser en principio determinadas por los reglamentos de la propia sociedad, en todo caso de acuerdo al artículo 125 del decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, por el cual se reglamentan aspectos generales de la contabilidad, se establece que “ (…) los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integralidad.”
Según el artículo 132 ibídem:
“Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo“ (Subrayado fuera del texto)
Además se recomienda dejar un signo visible y claro de anulación sobre el respectivo folio, de forma que no se preste a ninguna confusión, por lo mismo que es crucial mantener la numeración tanto de los folios como de las actas, de forma que, como es ordenado por la ley, se garantice la autenticidad e integralidad de las actas.
En todo caso si quiere ahondar un poco más en el tema puede consultar el concepto de la Superintendencia de sociedades AQUÍ.
Elaborado por: Jaime Alberto Rueda Vega