La factura es un título valor, que es entregado por el vendedor al comprador y que acredita que ha llevado a cabo una compra por el valor que se relaciona en el documento, el código de comercio en su artículo 772 define la factura como “un título valor que el vendedor o prestador del servicio, podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio”, además la norma establece que no podrá librarse facturas por bienes no entregados materialmente o servicios no efectivamente prestados en virtud de un contrato.
De acuerdo a los artículos 621 y 774 del código de comercio y el artículo 617 del Estatuto Tributario todas las facturan deben llevar:
- Estar denominada expresamente como una factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
- Fecha de su expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de expedir la factura los puntos 1), 2), 4) y 8), deberán estar previamente impresos en el documento a través de medios litográficos, tipográficos o cualquier técnica industrial similar. Cuando el vendedor use facturación electrónica a computador o por máquina registradora, con la impresión por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.
Para su validez como título valor deberá llevar:
- La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendarios siguientes a la emisión.
- La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla (…).
- El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.
De no cumplir con las características anteriores la factura no tendrá el carácter de título valor. Además el artículo 771-2 del Estatuto tributario señala que para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, se requiere de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) establecidos en el artículo 617 del estatuto tributario (iguales a los establecidos en el artículo 621 del código de comercio) y lo establecido en el artículo 618 de la misma norma.
Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.
Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”.
Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura.
La información base de este artículo fue tomada de Gerencie.com, dada la antigüedad del artículo fue necesario comprobar la vigencia de todas las normas señaladas, en todo caso puede encontrar el artículo original aquí: https://www.gerencie.com/requisitos-de-la-factura.html
Elaborado por: Jaime Alberto Rueda Vega