En la revisión efectuada a las normas que modificaron o adicionaron nuevas reglas en el DUR 2420 de 2015 (Decreto 2420 de 14-12-2015 emitido por el Ministerio de Comercio, compila los decretos reglamentarios de la Ley 1314 de 2009 con respecto a NIIF y NAI: Decretos 2706 del 2002, 2784 del 2012, 3022 del 2013 y 302 de 2015.) se puede evidenciar que el Decreto 2649 de 1993 (por el cual se reglamenta la Contabilidad General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.) sigue siendo la norma guía para definir los lineamientos a seguir en cuanto a libros, comprobantes y soportes contables.
Como norma reglamentaria de la Ley 1314 de 2009 y el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, que compila todos los decretos que contienen los marcos técnicos normativos contables a seguir para la preparación de la información financiera de las entidades de los grupos 1, 2 y 3; sin embargo, las Normas Internacionales de Información Financiera no se ocupan de los aspectos relacionados con los libros de contabilidad.
El artículo 2.1.1. del DUR 2420 de 2015 (modificado por el Decreto 2496 de 2015), en el numeral 4 menciona que el Decreto 2649 de 1993 seguirá estando vigente en aquellos temas que no fueron abordados por estándar internacional; en este caso, aquellos que no sean regulados por el DUR 2420 de 2015 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
Así mismo, las normas que han modificado el DUR 2420 de 2015 son los decretos 2101, 2131, 2132 de 2016 y 2170 de 2017, en los cuales no se evidencia ningún cambio en cuanto a los aspectos relacionados con los soportes, comprobantes de contabilidad y libros; para lo cual, según la orientación del CTCP (concepto 1057 de 2017) siguen vigentes los artículos 123, 124, 125, 127, 133, 134 y 135 del Decreto 2649 de 1993.
En consecuencia, de acuerdo a los artículos 123 a 125 del Decreto 2649 de 1993, todos los hechos económicos deben ser documentados a través de soportes, las partidas que estén registradas en los libros debe ser respaldadas con comprobantes y los libros deben conformarse y diligenciarse de manera que se garantice su autenticidad e integridad, puesto que estos sirven como base para la elaboración de los estados financieros, estos deben guardar concordancia con la información estipulada en los soportes y comprobantes. Adicionalmente, el artículo 134 de este decreto menciona que las empresas deben conservar de forma organizada los libros de contabilidad, las actas, los comprobantes, los soportes y toda la correspondencia que se relacione con la administración y operación del ente económico.
Ahora bien, a pesar de que el Decreto Ley 019 de 2012 estipuló que solo se mantiene la obligación de registrar en la Cámara De Comercio los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, existen aspectos en cuanto a los libros contables que deben tenerse en cuenta puesto que estos documentos sirven como medio de prueba para diferentes organismos.
De acuerdo al artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 y el artículo 173 del Decreto Ley 019 de 2012, los libros pueden llevarse de forma manual o electrónica teniendo en cuenta lo siguiente: cuando se lleven de forma manual se debe tener cuidado en no alterar las fechas u orden de los asientos registrados, no dejar espacios que den pie a modificaciones, intercalaciones o adiciones de texto o a los asientos, no hacer interlineaciones, raspadura o correcciones en los asientos, no borrar o tachar en la parte de los asientos y tampoco arrancar las hojas alterando el orden de las mismas; y cuando se lleven por vía electrónica igualmente se debe tener cuidado en no alterar los registros, valores y archivos.
Elaborado por: Carol Cruz.