La Superintendencia de Industria y Comercio mediante Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre del 2015, impartió instrucciones a quienes sean Responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurídicas privadas inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, para que realicen la inscripción de las bases de datos que poseen en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD a partir del 9 de noviembre del 2015, por fechas establecidas según números de nit y hasta el 8 de noviembre del 2016 como último plazo.
El anterior registro obedece a las facultades otorgadas a la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos mediante la Ley 1581 del 2012 régimen general de protección de datos personales.
Recuerde que la obligación es de registrar la bases e inscribir la información establecida en el capítulo 26 del Decreto Único 1074 del 2015 en el RNBD, mas no de cargarlas o hacerlas públicas.
Tenga en cuenta que si ya registró con anterior las bases o va a hacerlo debe (i) actualizar la información registrada cuando se realicen cambios sustanciales como la finalidad de la base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención al titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados, las medidas de seguridad de la información implementadas, la política de tratamiento de la información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales (ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018 (iii) dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de la inscripción, el responsable de la base debe actualizar la información de los reclamos presentados por los titulares de esta. El primer reporte de reclamos presentados por los titulares se deberá realizar en el primer semestre de 2017 con la información que corresponda al segundo semestre del 2016.
Evite las sanciones establecidas en la Ley 1581 del 2012 con: (i) Multas hasta por dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción, que podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó, (ii) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses, (iii) Cierre temporal de las operaciones relacionadas, (iv)Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
Realice el registro preferiblemente antes de la fecha establecida para evitar inconvenientes; verifique manual así como la normatividad en los siguientes enlaces:
Manual Registro Nacional de Base de Datos – Superintendencia de Industria y Comercio .