Las actas de asamblea de las sociedades, son documentos donde se dejan registradas las decisiones y discusiones sobre los distintos temas tratados, por los órganos colegiados de las diferentes clases sociedades, sean estas comerciales, civiles o sin ánimo de lucro. El libro de actas tiene por objeto ser un resumen de los hechos, administrativos, económicos e incluso históricos, acontecidos en el transcurso de la existencia de la persona jurídica.
Antes de registrar un acta, la misma debe ser válida según la ley llevando los requisitos exigidos por el artículo 431 del Código de Comercio:
- El lugar en el que se efectúa la asamblea así como la fecha y hora de la misma.
- El número de acciones suscritas en la sociedad.
- El medio y la anticipación con la que se convocó a la asamblea.
- Una lista de los accionistas presentes indicando el número de acciones propias o ajenas que representen.
- Los asuntos que van a ser tratados.
- Las decisiones que se tomaron.
- El número de votos emitidos a favor o contra las decisiones tomadas, así como aquellos en blanco.
- Las designaciones que se efectuaron.
- Fecha y hora en la que se dio por terminada la asamblea.
Finalmente para que el acta tenga valor probatorio es necesario, que los designados como presidente y secretario de la reunión, o en su defecto el revisor fiscal, firmen la misma.
Según la ley mercantil, todas las sociedades tienen la obligación de llevar sus libros de actas, so pena de sanciones y efectos perjudiciales, por ejemplo el no poder acceder a créditos por no contar con los respectivos soportes por medio de las actas. Además según el artículo 131 del decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, en un solo libro se podrán registrar, tanto las decisiones de la asamblea como de los otros órganos de administración y control, pero dejando en la respectiva acta, constancia expresa sobre que órgano se trata.
Frente a las sociedades de acciones simplificadas, la ley 1258 de 2012 en su artículo 45, determina que estas también se rigen por las normas relativas a las sociedades anónimas, consignadas en el código de comercio, en lo no mencionado por la ley, por lo tanto también deben llevar libro de actas. Las sociedades deberán registrar las actas en orden cronológico, en libro previamente registrado en la Cámara de Comercio, además se acostumbra que el mencionado libro este foliado.
Si desea consultar el concepto de la Superintendencia de Sociedades al respecto, puede consultarlo AQUÍ
Elaborado por: Jaime Alberto Rueda Vega