En muchas ocasiones, los contadores se ven enfrentados a situaciones, donde un hecho susceptible de modificar los balances contables de una empresa, se causa por medio de varios actos. Por ejemplo tenemos, que en una sociedad limitada, mediante acta de junta de socios se autorizó la capitalización de algunos pasivos a favor de los socios, dicha acta debe elevarse a escritura pública y seguidamente debe ser registraba en la cámara de comercio. La pregunta es ¿Cuál es el soporte que debe tenerse en cuenta para llevar la contabilidad de este acto?, ¿el acta de la asamblea?, ¿la escritura pública? O ¿el registro en la cámara de comercio?
De acuerdo al Consejo Técnico de la Contaduría Pública, debemos primero tener en consideración el artículo 123 del decreto 2649 de 1993, en este se menciona, que en los libros de contabilidad, se deben asentar en orden cronológico todas las operaciones que puedan influir en el patrimonio de los comerciantes, con sus respectivos soportes, también archivados estos en orden cronológico de tal forma que sea posible su verificación.
En segundo lugar el Código de Comercio en sus artículos 53, se pronuncia en términos similares agregando al anterior, que se debe indicar “fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento”, demás el artículo 59 del código de comercio agrega que “entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, debe existir la debida correspondencia”, so pena que los comprobantes no tengan valor probatorio alguno.
En concordancia con lo anterior, el numeral 208 de las NIIF para Pymes, que se encuentra en la sección 2 del decreto 2420 de 2015, establece el principio de “la esencia sobre la forma”. Que determina lo siguiente: “Las transacciones y demás sucesos y condiciones deben contabilizarse y presentarse de acuerdo con su esencia y no solamente en consideración a su forma legal. Esto mejora la fiabilidad de los Estados financieros”.
Principio que también puede ser encontrado en el Decreto 3022 de 2013 de empresas de grupo 2 y en el Decreto 2706 de 2012 de empresas de grupo 3.
Por lo tanto en opinión del Consejo Técnico de la Contaduría, el registro contable puede realizarse, cuando se generó el hecho que afecta los registros contables, a pesar de que para su validez legal se requieran de varios actos posteriores; respondiendo al ejemplo puesto a consideración, entonces, podemos considerar que el registro debe hacerse desde que la junta de socios emitió la respectiva decisión, por medio de la acta de la asamblea.
Si desea consultar el concepto del Consejo Técnico De La Contaduría Pública al respecto, puede consultarlo aquí
Elaborado por: Jaime Alberto Rueda Vega