Si la administración pretende modificar las declaraciones presentadas mediante liquidación oficial, debe proferir un requerimiento previo en el que de manera clara se indiquen las modificaciones propuestas a las declaraciones presentadas.
De conformidad con el artículo 35 del C.C.A., los actos administrativos que contengan decisiones que afecten a los particulares deben motivarse al menos de forma sumaria, pues el análisis de los hechos y razones que fundamentan la decisión garantizan el derecho de defensa y de audiencia del contribuyente y enmarcan en este caso, el contenido de la liquidación y su discusión. Por lo tanto, los motivos de los actos administrativos constituyen un elemento estructural y su ausencia o la falsa motivación generan la nulidad del acto, de conformidad con lo previsto en el artículo 84 del C.C.A.
Según el parágrafo del artículo 6º del Decreto 1989 del 2008: “… En lo no previsto por este artículo, los procedimientos administrativos de determinación y liquidación oficial de la contribución se regirán por lo establecido en el Estatuto Tributario”.
Este ordenamiento establece la posibilidad de modificar, por una sola vez, las declaraciones privadas de los contribuyentes, mediante liquidación de revisión, previo requerimiento especial, que debe contener todos los puntos que pretenda modificar y las razones o motivos que lo justifican.